SCOPE, STRUCTUUR, AFSPRAKEN

Echte controle over uw project en bedrijf

Het is de gouden vraag van elke ondernemer. Hoe zorg ik er voor dat ik alle structuren en processen binnen mijn bedrijf onder controle krijg en houd? Het is een simpele vraag maar met een gecompliceerd antwoord. Van het ‘even’ onder controle krijgen van de processen en structuren is natuurlijk geen sprake. Dat vraagt om een diepgaande analyse en grondige uitvoering van de adviezen. Maar als u eenmaal zover bent, dan levert dit uw bedrijf enorm veel op!

Goede analyse

Wat wij als ProMa Consulting vaak zien is dat als bedrijven beter zijn ingericht, de mensen beter snappen wat er van ze verwacht wordt. Ze kunnen dan effectiever werken met de juiste tools. Om zover te komen is het belangrijk dat er gestart wordt met een goede analyse van de huidige inrichting van uw bedrijf.

Drie pijlers: scope, structuur, afspraken

En dat begint bij de primaire processen. Wij kijken met u altijd eerst naar waar uw bedrijf echt over gaat. Wat is de missie, wat zijn de doelen? Hoe gaat u die doelen bereiken en wat voor structuren heeft u nodig om die processen te ondersteunen? Om dit heel goed in kaart te brengen, gaat ProMa Consulting uit van drie pijlers: scope, structuur en afspraken.

Scope

Voor elk project en elk bedrijf moet heel goed duidelijk zijn wat de opdracht (scope) is. Dat begint al bij uzelf als directeur. Heeft u heel goed in de gaten wat uw bedrijf doet en waar u naartoe werkt? En ook voor een opdracht of project moet de scope voor uzelf en werknemers heel duidelijk zijn. U wilt namelijk voorkomen dat werknemers op eigen initiatief iets anders leveren dan de klant verwacht. Stel dus vragen als: Geeft de klant mij een bepaalde ontwerpvrijheid? zijn er vereisten voor materialen. Hoe lang moet het product bestaan? Wat voor garanties vragen ze? Pas als de scope helemaal helder is, kunt u door naar de volgende stap.

Structuur

Want dan is de volgende vraag: welke structuren heeft u nodig om de scope goed uit te voeren? En waar zitten de knelpunten in die structuren? Er moeten dingen geregeld worden en er moet een heleboel worden vastgelegd. De inkopen moeten worden afgestemd, er moeten een planning en budget worden opgesteld en de benodigde mankracht moet worden bepaald qua beschikbaarheid en bekwaamheid. Een Centraal Station bestraten vraagt een uitgebreidere analyse en structuur van werken dan een achtertuintje. Maar ook de omstandigheden zijn bepalend. Voor dat tuintje is het misschien handig om niet om zes uur te beginnen maar om half acht. Terwijl de aanpak van het voorplein van een Centraal Station misschien beter midden in de nacht kan. En heeft u al nagedacht over wat u nodig hebt om bepaalde garanties te kunnen geven? Bijvoorbeeld: gecertificeerd personeel, aantoonbaarheid van de geleverde kwaliteit in een opleverdossier enz.

Bekijk onze werkwijze

AFSPRAKEN

Met een heldere scope en duidelijke structuren kunnen er  ook concrete afspraken gemaakt worden. Daarbij is het belangrijk dat er een teamgeest heerst, waarin er vertrouwen is in elkaar en open over verwachtingen kan worden gesproken. Maar daarover schrijven we binnenkort nog een aparte blog! Alle werknemers kunnen met behulp van de structuren en persoonlijke scope weten wat er van ze verwacht wordt en hebben de juiste tools om deze  scope, hun taak, uit te voeren. Dus kunnen er afspraken gemaakt worden over de te leveren prestatie en/of producten en over hoe we omgaan met het niet nakomen van afspraken. Zoals bijvoorbeeld, wat is een reële termijn? Wanneer is het klaar? En als het niet klaar is, wanneer in het proces hoort de manager dat dan zodat er nog bijgestuurd kan worden? Wanneer wordt de klant geïnformeerd over de uitloop?

Ja, het beheersbaar maken van uw project en/of bedrijf is een serieuze klus. Maar op lange termijn is dit van onschatbare waarde. Bij ProMa Consulting zien we keer op keer dat hierdoor een betere werksfeer, minder (faal)kosten, minder problemen, tevreden klanten en tevreden management ontstaan. Gaat u daar ook voor? Neem dan vooral contact met ons op.

Neem contact op

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *